Agli uffici di segreteria

     SEDE

Oggetto: disposizioni in merito agli aspetti organizzativi degli scambi, viaggi di istruzione e

In questi giorni, approssimandosi le date della partenza di alcuni importanti scambi e soggiorni, stanno

emergendo diverse criticità, dovute al fatto che non mi sembrano chiaramente definiti gli ambiti di intervento

dei docenti referenti e degli uffici amministrativi. Per questo invito i destinatari della presente circolare ad

attenersi da subito alle seguenti disposizioni:

1) Al docente referente spettano: a) la predisposizione della bozza della circolare da indirizzare ai

genitori degli alunni partecipanti che dovrà essere validata e firmata dal Dirigente: tale bozza deve

necessariamente indicare oltre la mèta, i costi, la durata, anche i termini per l’effettuazione dei

versamenti di acconto e saldo, nonché la scadenza inderogabile entro cui i genitori possono

richiedere un contributo da parte dell’Istituto; b) l’elenco dei partecipanti previa acquisizione del

consenso delle famiglie,  la raccolta dei bollettini recanti i versamenti degli studenti e la consegna

dei medesimi in un’unica soluzione all’assistente amministrativa Maria Rosaria Somma  (non

devono essere né gli studenti né i genitori a recapitare, ovviamente alla spicciolata, i bollettini

presso l’Ufficio); c)  il controllo dei documenti (carta di identità valida per l’espatrio, tesserino

sanitario con l’estensione per l’estero e, per gli alunni di particolare nazionalità, il possesso

dell’ulteriore documentazione prevista (visto, permesso di soggiorno etc.) e la consegna delle copie

degli stessi alla assistente amministrativa sopra nominata. La consegna di quanto previsto ai punti b)

e c) dovrà avvenire da parte del docente referente entro i tempi comunicati dall’agenzia di viaggio

per il tramite della segreteria: qualsiasi variazione relativa all’elenco dei partecipanti deve essere

immediatamente comunicata all’assistente Somma. Si richiama l’attenzione sul fatto che un

ordinato svolgimento dell’iter amministrativo, nel rispetto dei tempi di lavoro degli uffici, non

può essere esposto a ripetuti cambiamenti per quanto attiene ai partecipanti, perché costringe

a ritornare sul lavoro già svolto, a rivedere le quote, a riallacciare le comunicazioni con le

famiglie ed è possibile causa di errori

2) All’Ufficio di Segreteria (assistente amministrativa Somma) spettano: a)  la stesura definitiva della

bozza della circolare da sottoporre alla validazione e alla firma del Dirigente; b) l’avvio della pratica

con la richiesta del preventivo alle Agenzie e lo svolgimento delle procedure di gara e di

assegnazione; c) l’invio all’Agenzia della documentazione dopo la consegna della stessa da parte del

docente referente nei tempi e nei modi di cui al punto 1) della presente circolare; d) la registrazione

sul conto corrente postale dei bollettini di versamento e la gestione delle reversali; e) la stesura degli

incarichi in prossimità della partenza e l’invio all’agenzia della documentazione richiesta; f) la

predisposizione del mandato di anticipo spese a favore del docente referente, nonché il caricamento

delle SIM e la consegna ai docenti partecipanti.

                                                                                                                                   IL DIRIGENTE SCOLASTICO REGGENTE