In questi giorni, approssimandosi le date della partenza di alcuni importanti scambi e soggiorni, si evidenziano alcune criticità circa gli ambiti di intervento dei docenti referenti e degli uffici amministrativi. Per questo invito i destinatari della presente circolare ad attenersi da subito alle seguenti disposizioni:

1.     Al docente referente spettano: a) la predisposizione della bozza della circolare  da indirizzare ai genitori degli alunni partecipanti che dovrà essere validata e firmata dal Dirigente: tale bozza deve necessariamente indicare oltre la mèta, i costi, la durata, anche in termini per l’effettuazione dei versamenti di acconto e saldo, nonché la scadenza inderogabile entro cui i genitori possono richiedere un contributo da parte dell’Istituto; b) l’elenco dei partecipanti previa acquisizione del consenso delle famiglie, la raccolta dei bollettini recanti i versamenti degli studenti e la consegna dei medesimi in un’unica soluzione all’assistente amministrativo Maria Rosaria Somma (non devono essere né gli studenti né i genitori a recapitare , ovviamente alla spicciolata, i bollettini presso l’Ufficio); c) il controllo dei documenti (carta di identità valida per l’espatrio, tesserino sanitario con l’estensione per l’estero e, per gli alunni di particolare nazionalità, il possesso dell’ulteriore documentazione prevista (permesso di soggiorno etc.) e la consegna delle copie degli stessi all’assistente amministrativo sopra nominata. La consegna di quanto previsto ai punti b) e c) dovrà avvenire da parte del docente referente entro i termini indicati dall’agenzia di viaggio per il tramite della segreteria: qualsiasi variazione relativa all’elenco dei partecipanti deve essere immediatamente comunicata all’assistente Maria Rosaria Somma. Si richiama l’attenzione sul fatto che un ordinato svolgimento dell’iter amministrativo, nel rispetto dei tempi di lavoro degli uffici, non può essere esposto a ripetuti cambiamenti per quanto attiene ai partecipanti, perché costringe a ritornare sul lavoro già svolto, a rivedere le quote, a riallacciare le comunicazioni con le famiglie ed è possibile causa di errori

2.     All’Ufficio di segreteria (assistente amministrativo Somma) spettano: a) la stesura definitiva della bozza della circolare da sottoporre alla validazione e alla firma del dirigente; b) l’avvio della pratica con la richiesta del preventivo alle Agenzie e lo svolgimento delle procedure di gara e di assegnazione; c) l’invio all’Agenzia della documentazione dopo la consegna della stessa da parte del docente referente nei tempi e nei modi di cui al punto 1) della presente circolare; d) la registrazione sul conto corrente postale dei bollettini di versamento e la gestione delle reversali; e) la stesura degli incarichi in prossimità della partenza e l’invio all’agenzia della documentazione richiesta; f) la predisposizione del mandato di anticipo spese a favore del docente referente.

Il  DSGA                                                                                Il Dirigente Scolastico

Roberta Vitali                                                                       Prof. Marco Molinelli